會計檔案管理工作應在財務主管的領導下,安排專人負責。財務檔案包括內(nèi)容:歷史資料、文件、經(jīng)濟合同復印件、憑證、報表及財務電子資料等。
1. 凡是本商會的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料,均應歸檔。
2.會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊,標明月份、季度、年起止、編號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬、主管),由財務主任指定專人歸檔保存,歸檔前應加以裝訂。
3.會計報表應分月、季、年報,按時歸檔,由財務主任指定專人保管,并分類填制目錄。會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經(jīng)財務主任批準。
4.電算化會計檔案,包括計算機打印出來的和存儲在計算機硬盤、磁性介質(zhì)或光盤中的記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等會計數(shù)據(jù)。財務管理系統(tǒng)初始化工作資料應視同會計檔案。
5.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規(guī)定,由專人負責管理會計檔案。
6.要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要的會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。電子會計檔案應采用移動硬盤保存。
7.采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案,要定期檢查,定期復制,防止因磁性介質(zhì)的損壞,導致會計檔案丟失。
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