第一章  總 則

   一、為使北京滑縣企業(yè)商會的公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，參照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）根據(jù)北京滑縣企業(yè)商會實(shí)際工作情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

  二、北京滑縣企業(yè)商會的公文是在其活動過程中所形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行商會活動和管理的重要工具。

  三、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

  四、公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

  五、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

  六、北京滑縣企業(yè)商會的公文處理工作在秘書長和分管辦公室工作的副秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。辦公室主任對公文處理工作負(fù)有管理責(zé)任。

七、北京滑縣企業(yè)商會辦公室是公文處理的主要部門，設(shè)專人主管公文處理工作。

第二章  公文種類與公文劃分

  一、北京滑縣企業(yè)商會公文種類

 （一）決定。適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排。

 （二）公告。適用于宣布重要事項(xiàng)。獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷分支機(jī)構(gòu)及辦事機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

 （三）通知。適用于批轉(zhuǎn)辦事機(jī)構(gòu)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求辦事機(jī)構(gòu)辦理和需要有關(guān)單位需知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

（四）通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

 （五）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

 （六）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

 （七）批復(fù)。適用于答復(fù)辦事機(jī)構(gòu)的請示事項(xiàng)。

（八）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十）會議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

二、北京滑縣企業(yè)商會公文的劃分

（一）商會文件

適用于下列事項(xiàng)：

1．報送上級機(jī)關(guān)的請示、報告、意見。

2．轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的有關(guān)文件，與有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文。

3．印發(fā)商會工作的重要決定、政策、措施、規(guī)范、管理制度等。

4．印發(fā)以本商會名義召開的全國性工作會議、學(xué)術(shù)會議的通知及有關(guān)重要文件。

5．報送工作計劃、總結(jié)；報送年度預(yù)決算、公益計劃、籌資項(xiàng)目及投資概算。

6．印發(fā)年度工作要點(diǎn)。

7．以本商會名義通知有關(guān)部門、單位的外事接待事項(xiàng)，及辦理出入境證件的批件。

8．其他需要以本商會名義的行文。

（二）商會通告

適用于以通告形式向社會公布的事宜。

（三）商會函

適用于下列事項(xiàng)：

1．向有關(guān)部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

2．答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)的詢問和征求意見。

3．與有關(guān)部門商洽工作、征求意見。

4．其他需要以本商會名義辦理的事項(xiàng)。

（四）商會辦公室文件

適用于下列事項(xiàng)：

1．印發(fā)貫徹落實(shí)以本商會名義發(fā)布的重要決定、措施、規(guī)范、管理制度等的具體實(shí)施意見或細(xì)則。

2．印發(fā)本商會有關(guān)決定或會議紀(jì)要。

3．印發(fā)以本商會名義召開的工作會議或有關(guān)活動的通知。

4．印發(fā)本商會公章啟用或廢除的通知。

5．報送本商會規(guī)章備案。

6．轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的重要文件。

7．其他適合以辦公室名義的行文。

（五）商會辦公室函

1．向有關(guān)部門反映問題、商洽工作、答復(fù)詢問、匯報工作。

2．征求有關(guān)單位對本商會制定文件的修改意見。

3．辦公室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)或受領(lǐng)導(dǎo)委托需協(xié)調(diào)的業(yè)務(wù)性、事務(wù)性工作。

4．其他需要以辦公室名義辦理的事項(xiàng)。

第三章  公文格式

北京滑縣企業(yè)商會公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

  商會公文分為文件格式和信函格式。

一、文件格式

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，本基金會統(tǒng)一規(guī)定為“北京滑縣企業(yè)商會文件”、“北京滑縣企業(yè)商會通告”、“北京滑縣企業(yè)商會辦公室文件”；非同級別機(jī)構(gòu)，不能聯(lián)合行文；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前，由本商會主辦的聯(lián)合行文，本商會排列在前。

 （二）發(fā)文字號：包括分類、年份、序號。

  編號分工：北京滑縣企業(yè)商會文件、由本商會主辦的聯(lián)合發(fā)文、北京滑縣企業(yè)商會通告和辦公室文件由辦公室秘書編號。

 商會文件：按照“京商發(fā)”的方法按年度統(tǒng)一編號。

  （三）簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

 （四）公文標(biāo)題：行文一定要有標(biāo)題。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容和公文種類組成。發(fā)文機(jī)關(guān)為本商會。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，標(biāo)題中不標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語和相同的公文種類，文字過長時可進(jìn)行壓縮概括，但不能以原文的發(fā)文字號代替文件標(biāo)題。

 （五）主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。兩個以上主送機(jī)關(guān)，上行文按照工商聯(lián)、民政局等的順序排列；先系統(tǒng)內(nèi)后系統(tǒng)外的順序排列；由本商會主辦的聯(lián)合下發(fā)文件，本商會系統(tǒng)排列在前；平行文按受理機(jī)關(guān)的主次順序排列。

 （六）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文稿紙首頁上注明附件名稱；附件為兩個以上的，應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明順序號。

 （七）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)，如需要解釋的名詞術(shù)語、公文的傳達(dá)使用方法等），應(yīng)在發(fā)文稿紙首頁上標(biāo)注。

 （八）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞（內(nèi)部行文及部門信函除外），每件公文不超過5個詞組。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

 （九）公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。由本商會主辦聯(lián)合上報的公文，由本商會加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

 （十）抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范性簡稱、統(tǒng)稱。兩個以上抄送機(jī)關(guān)的排列順序同本章（五）。

  （十一）成文日期應(yīng)以負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

  （十二）公文的印發(fā)機(jī)關(guān)一律標(biāo)印“北京滑縣企業(yè)商會”，印發(fā)時間應(yīng)標(biāo)印付印時間。

  （十三）公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)，制作出統(tǒng)一樣式，依此執(zhí)行。內(nèi)部行文格式對紙張規(guī)格、字體、字號亦作統(tǒng)一要求。

（十四）公文用紙（包括發(fā)文稿紙首頁、草稿、正本等）一律采用60g～80g A4型復(fù)印紙或膠版紙，左上角裝訂。

二、信函格式

1．以函的形式發(fā)文，一律使用北京滑縣企業(yè)商會便函紙，應(yīng)加蓋公章。

  2．本商會函由辦公室秘書編號。

   3．本商會函的編號方法為“京商函”+年份+順序號（其中年份應(yīng)加方括號，下同）。

4．函的格式：便函的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、成文日期；附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成部分的標(biāo)識規(guī)則與文件格式相同；編號位置在紅線下空兩行、標(biāo)題上兩行、右齊；如有急緩，標(biāo)在編號上方。

第四章  行文規(guī)則

一、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，并應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

   二、與本商會以外的其他相應(yīng)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時，可以函的形式行文。以函的形式行文時應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。

  三、本商會在職權(quán)范圍內(nèi)，可以與工商聯(lián)、民政局等單位相互行文。

  四、本商會可以與其他全國性社團(tuán)、具有行政職能的同級事業(yè)單位聯(lián)合行文。

  五、發(fā)文涉及其他部門職責(zé)時，主辦部門應(yīng)主動協(xié)商、會簽，取得一致意見后再行文。

  六、“請示”與“報告”要分開。“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送其下級機(jī)關(guān)。請示上級機(jī)關(guān)的緊急事項(xiàng)，應(yīng)抓緊做好前期工作，并給商會領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)留出研究、決策的時間。需在上報請示中標(biāo)明“急件”、“特急”的，必須在文中說明緊急原因。

七、“報告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。除上級領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義直接向上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志報送“請示”、“報告”、“意見”。

第五章 發(fā)文辦理

一、發(fā)文辦理過程

指以本商會名義制作封發(fā)公文，一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號、印制、校對、用印、封發(fā)等程序。

  （一）發(fā)文（含會函、通告）辦文程序

  主辦人擬稿→秘書長審核→商會領(lǐng)導(dǎo)審核及簽發(fā)→主辦部門封發(fā)。

  （二）聯(lián)合發(fā)文

   以本商會為主與有關(guān)單位的聯(lián)合發(fā)文，按照發(fā)文辦文程序，由本商會領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，承辦部門依次送有關(guān)單位簽發(fā)（一般不使用復(fù)印件會簽），各單位均簽發(fā)后，辦公室秘書復(fù)核、編號、送印、用印，承辦部門校對、封發(fā)。

  有關(guān)單位會簽本商會的聯(lián)合發(fā)文，先由承辦部門在5個工作日內(nèi)提出處理意見后，交辦公室秘書核稿，辦公室主任審核，本商會領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，由承辦部門寄送有關(guān)單位。

二、草擬公文要求

（一）符合國家的法律、法規(guī)及本商會有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定或辦法，要切實(shí)可行并加以說明。

  （二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

 （三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）起草公文時正文一律打印，使用3號宋體字，每頁不超過22行，每行不超過28個字。填寫發(fā)文稿紙首頁和修改公文用筆用墨必須符合存檔要求（鋼筆或毛筆，碳素墨水、藍(lán)黑墨水、墨汁）。填寫首頁的要求是：

1．?dāng)M制緊急公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度，緊急程度分別標(biāo)明“急件”、“特急”，未同時加注緊急原因的視為一般公文。

2．?dāng)M稿人應(yīng)當(dāng)注明部門。

3．?dāng)M稿人、核稿人、簽發(fā)人、校對人在簽名時應(yīng)同時注明時間。

  （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。在文中重復(fù)使用的名稱或使用非規(guī)范化簡稱，第一次出現(xiàn)時要使用全稱并注明簡稱后方可使用簡稱。外文及外文縮寫、國際組織外文名稱及其縮寫應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

  （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

  （七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

三、文件編號分類及管理規(guī)定

（一）文件編號分類

1. 外發(fā)、下發(fā)文：本商會外發(fā)、下發(fā)文主要劃分為四類：京商請、京商發(fā)、京商函、京商聯(lián)。

2. 內(nèi)發(fā)文：本商會下屬部門內(nèi)發(fā)文分類以機(jī)關(guān)部門為類別。

 （二）文件編號管理規(guī)定

1. 目的：為規(guī)范本商會及下屬部門文件管理，特制訂本規(guī)定。

2. 適應(yīng)范圍：適用于本商會及下屬部門文件。

3. 文件編號規(guī)定：文件編號格式及示例如下：

（1）外發(fā)、下發(fā)文：

京商請[201×]×××號

京商發(fā)[201×]×××號

京商函[201×]×××號

京商聯(lián)[201×]×××號

注①：[201×]的“×”為發(fā)文年份的尾數(shù)，用數(shù)字表示。

注②：×××號的“×××”為文件順序號，根據(jù)發(fā)文時間順序編排，用數(shù)字表示；各年份順序號從001開始。

示例：京商發(fā)[2018]001號。

   （2）內(nèi)發(fā)文：

部門代碼[201×]×××號

注①：商會下屬部門發(fā)文編號類別以字母代碼表示。各部門及代碼：辦公室BG，財務(wù)部CW，國際項(xiàng)目部W，國內(nèi)項(xiàng)目部N，會員部Z，媒體部M等。

注②：“[201×]×××號”釋義同上述外發(fā)、下發(fā)文。

示例：商會辦公室2018年的第一個內(nèi)發(fā)文件：BG[2018]001號。

 

內(nèi)發(fā)文及業(yè)務(wù)文件編號由各部門自行按規(guī)定編寫并在文件右上角注明。